2026-05-07-Jeff-Su-簡單兩步驟生產力系統

My Simple Productivity System (for normal people) / 我的簡單兩步驟生產力系統

後設資料

• URL：https://www.youtube.com/watch?v=7M6bIeVbCqA
• 作者：Jeff-Su（科技業全職 + YouTube 兼職創作者）
• 頻道：Jeff Su（個人頻道）
• 發表日：2022-08-02
• 片長：7:04
• 觀看數：2.28M+（2026-05-07 時）
• 語言：英文（使用者貼入中文翻譯逐字稿；可能為 YouTube 自動翻譯字幕的整理版）
• 形式：YouTube 個人頻道生產力教學影片；以「80/20 簡化版 PKM」為定位，明確標示為 Tiago-Forte / Ali-Abdaal / Thomas Frank 等大師系統的入門替代

一句話濃縮

把 CODE系統 砍到只剩前兩步——Capture（捕捉）+ Organize（整理）——並用「整理到會用到的地方而非發現位置」這條 Tiago-Forte 的紀律收尾；用 Todoist 作低阻力捕捉、Notion / Calendar / Email 作會用到的歸宿，達到 80% 效益、20% 力氣。

提取要點

元定位：80/20 入門版 PKM

• Jeff Su 自承尊敬 Tiago-Forte / Ali-Abdaal / Thomas Frank 等大師系統，但坦言「他們的生產力系統對一般人來說可能有點嚇人」。
• 他的解法：只取 CODE系統 的前兩步（Capture + Organize），跳過 Distill 與 Express，作為「80% 效果、20% 努力」的入門路徑。
• 影片末尾明示：「捕捉和整理其實是 Tiago Forte 四步驟的一部分，捕捉(Capture)、整理(Organize)、精煉(Distill)、呈現(Express)，就是 CODE。」
• 對 vault 的意義：vault 中已有 2026-05-01-老石第二大腦三步法 作為 CODE 中文流行版三步簡化案例；本期是英文母題的兩步簡化案例，與老石三步形成「CODE 簡化光譜」雙錨點。

第一步：Capture（捕捉）—— 降低阻力是唯一準則

• 引用 David Allen GTD 名言：「你的大腦是用來產生想法的，不單只是儲存它們」（Your brain is for having ideas, not storing them）；目的是把點子從 A 點（腦中浮現）到 B 點（外化）的摩擦降到最低。
• 工具選擇紀律：app 不重要，阻力越低越好——Jeff Su 用 Todoist 免費版，只因為小工具夠即時：點主畫面的加號圖示，不到 10 秒就能輸入。
• 反例：曾試過 Thomas Frank 的 Notion 模板，但載入動畫 + 一兩個必填屬性欄位增加了太多阻力，「讓我懶得把事情寫下來」——對 CODE系統 的 Capture 階段是經典反工具崇拜案例。
• 任務語法紀律：「每次快速記錄時都要以動詞開頭」——避免留下「present」這類模糊不清的待辦（一字多義）。改寫成「審閱 email 內容回覆 Jane」「今天買 Michelle 的生日禮物」「週五帶禮物去公司」。
• 使用情境：通勤、走路、開車、健身組間休息——任何「不在筆電前」的時刻都先記到 Todoist，等坐到鍵盤前再做整理。

第二步：Organize（整理）—— Tiago-Forte 的核心紀律

• 引用 Tiago-Forte 名言（影片明確強調「最大的小訣竅」）：

  整理資訊的錯誤方式，就是根據你找到它的位置來整理；正確的方式是，根據你會使用資訊的地方去整理。

• 這條規則決定了 Jeff Su 的歸宿選擇：

  • 行銷活動點子 → 加進團隊每週會議的議程
  • 要問經理的建議 → 直接發信問
  • YouTube 影片靈感 → Notion 的內容規劃頁面
  • 影片剪輯教學連結 → Notion 影片後製區塊（在開始剪輯時最有幫助）
  • 八個月後要交的退稅文件 → Calendar 上劃出時段 + Notion 連結作備註（Calendar 是「會真的用到資訊的地方」，Notion 只是儲存層）

• 手機 vs 筆電：整理在筆電上做，因為打字快、桌機應用程式操作通常更方便。

三條延伸操作原則

(1) 沒特定時間的任務，留在 Todoist 即可

• 不是所有事都要進 Calendar：每天什麼時候吃益生菌、什麼時候把禮物交給同事其實沒差。
• 完成後立刻勾掉：「讓我的腦袋徹底忘記它們」——這是 GTD「open loop 收尾」精神的具體實作。

(2) Inbox 管理：Gmail snooze = email 版的 Capture + Organize

• email 收進收件匣 ≈ Capture（被動）；用 Gmail 的 snooze（延後提醒）功能定到「真正需要處理的那週星期一」≈ Organize 到「會用到的地方」。
• 例：「下個月團隊會議要做簡報」這封 email，應 snooze 到那週星期一才出現在收件匣。
• Jeff Su 強調這個功能「其實超少人用」——對 時間管理 / Inbox Zero 場景是有價值的具體工法。

(3) 退稅截止日的反例（朋友的「我早跟你說了吧」案例）

• 故事：朋友錯過退稅截止日、損失稅金。Jeff Su 用這個案例說明整理到 Calendar 的必要性——「Calendar 才是我會真正用到這些資訊的地方，因為它告訴我何時該去哪裡」。
• 對 vault 的意義：把 輸出決定輸入 在實務上推到「整理到正確介面」這層——資訊放對 app 比放對資料夾更重要。

一日工作流的節奏

（手機 / 通勤 / 健身房 / 開車）→ Todoist 快速 Capture
（筆電前坐下後）→ 整理到 Notion / Calendar / Email
（一天反覆）→ Capture, Capture, Capture, Organize, Capture, Capture, Capture, Organize...

Jeff Su 用「捕捉、捕捉、捕捉、整理」這個節奏隱喻一日的工作流——絕大多數時刻是 Capture，只在能用鍵盤時才進入 Organize。

提取概念

連結到此來源衍生 / 更新的 wiki 頁：

• Jeff-Su — 新建；Jeff Su 個人 entity（科技業全職 + 生產力 / Workspace 主題 YouTuber，本影片作者）
• CODE系統 — 補入 Jeff Su 兩步法簡化（Capture + Organize），與 2026-05-01-老石第二大腦三步法 三步法並列為 CODE 的兩個流行簡化方案
• 第二大腦 — 補入第二份「流行讀法」案例：Jeff Su 兩步法明確繼承 Tiago-Forte 的 Organize 紀律，但跳過 Distill / Express
• Tiago-Forte — 補入「整理到會用到的地方而非發現位置」這條 Organize 階段核心紀律（影片明確引用為「最大的小訣竅」）
• Actionability — 補入 Organize 階段的 actionability 變體：資訊放對 app（會用到的介面）比放對資料夾更重要；Calendar / Notion / Email / 議程清單按使用場景分流
• Ali-Abdaal — 補入 Jeff Su 把 Ali 的 BASB 系統列為「對一般人有點嚇人」的代表之一；對位 Feel-Good-Productivity 的「能量為本」與本影片的「阻力為敵」是兩條不同進路
• 時間管理 — 補入 Gmail snooze（延後提醒）作為 Inbox 版的 Capture + Organize；email 收進收件匣 = Capture，snooze 到使用日 = 整理到會用到的地方
• MOC-PKM — 來源累積補入 Jeff Su 兩步法簡化作為 CODE 簡化光譜的英文母題錨點；Jeff-Su entity 加入

Ingest 筆記

2026-05-07

• 建頁判斷（Jeff-Su entity）：建立 Jeff-Su 個人 entity。理由：(a) Jeff Su 是英文 productivity / Workspace 主題的高密度創作者（2.28M+ views 單支影片），與 老石談芯 在 vault 中形成「中英 PKM 簡化方案」的雙錨點；(b) 本影片明示其與 Tiago-Forte / Ali-Abdaal 的師承與簡化關係，entity 化能讓未來 ingest Jeff Su 其他主題（Workspace tips、Inbox Zero 教學、Slack 工作流等）有歸宿頁；(c) 雖然只有 1 份來源，但延續 老石談芯 在單一影片即建頁的判斷標準（PKM cluster 已成熟，主題型創作者直接 entity 化）。
• 不新建「兩步生產力系統」/「PC 兩步法」獨立概念頁：本期是 CODE系統 的兩步簡化版，性質與 2026-05-01-老石第二大腦三步法 的三步法相同——是 CODE 的流行簡化案例，而非獨立方法論。把 Jeff Su 兩步法寫進 CODE系統 的「中文流行版的三步簡化」段旁邊，建立「CODE 簡化光譜」是更符合單一事實來源的做法。
• 不建 Thomas-Frank entity：Thomas Frank 在本影片是反例（Notion 模板因阻力高被棄用），density 不足；vault 既有 Notion 的觀察清單條目（MOC-PKM 未來累積方向 (b)）已涵蓋 Notion 工具線，Thomas Frank 暫不單獨建頁。
• 不建 David-Allen / GTD 概念頁：David Allen 在本影片只貢獻一句名言（「大腦是用來產生想法的」），是 GTD 共通遺產；vault 既有 時間管理 / Slow-burn專案 / Delay-Box 等已部分承載 GTD 精神。觀察清單新增 GTD / David-Allen 死連 stub，等第 2 份明確以 GTD 為主題的來源再建頁。
• 不建 Todoist / Inbox-Zero 獨立 entity：Todoist 在本影片是工具實例（Jeff Su 的 capture 載體）；Inbox Zero 是 GTD 衍生實踐。兩者都列入觀察清單而非直接建頁，待累積 1+ 份主題深度來源。
• 元命題：CODE系統 對絕大多數使用者來說太重；簡化光譜的兩個錨點是「Jeff Su 兩步（Capture + Organize）」與「老石三步（獲取 / 整合 / 輸出）」——前者保留 Tiago-Forte 的 Organize 紀律但跳過 Distill / Express，後者保留三段式骨架但削弱 Project 顯化（Actionability）。健康的 PKM 簡化要在「保留多少 Forte 原書精神」與「降低多少入門阻力」之間選位。
• 未來累積方向：(a) Jeff Su 其他 Workspace / 生產力主題影片（Inbox Zero、Slack、Calendar、Notion 工作流）；(b) David Allen / GTD 主題深度來源；(c) Todoist 作為 PKM capture 工具的多源案例；(d) Thomas Frank Notion 模板的具體案例（若未來作為 PKM 工具設計反例累積到 2+ 份來源）；(e) 「從發現處 vs 使用處」這條 Organize 紀律的更多跨場景對位（檔案系統設計、文件管理、團隊知識庫）。

原文（使用者提供的中文翻譯逐字稿）

以下為使用者貼入 YouTube 影片的中文翻譯字幕逐字稿（疑似為 YouTube 自動翻譯整理版；保留原始時間戳記與口語節奏；分章標題沿用 YouTube 影片本身章節）。

最強的生產力系統
0:07
這是 Ali Abdaal 的第二大腦
0:10
首先 來談談捕捉
0:12
捕捉就是把一些東西
0:13
從腦袋中拿出來
0:15
無論是社群媒體、這個世界上的資訊
0:16
都放到一個可靠的地方
0:18
讓你可以開始處理它
0:19
有哪些方式可以用來捕捉資訊呢？
0:21
好 接著我會確認過一遍 然後說
0:23
對、對、對、不用剪掉
0:24
沒錯、沒錯、沒錯 讚 整理完畢
0:27
這樣我們就完成了 CODE 的四個步驟
0:30
蛤？什麼？

0:35
嘿 朋友們 歡迎回到頻道
0:36
話說回來 常來的觀眾都知道
0:38
我對 Tiago、Ali 和 Thomas 的系統非常尊敬
0:41
但他們的生產力系統對一般人來說
0:43
可能有點嚇人

我的簡單兩步驟生產力系統
0:47
所以這支影片
0:48
我會分享一個簡單的兩步驟流程
0:51
讓你只需花 20% 的精力
0:53
就能得到 80% 的效果
0:55
我還會分享很多實際的例子
0:58
讓你看看我怎麼用這個工作流程
1:00
一邊全職做科技業
1:02
一邊兼職做影片創作

捕捉與整理
1:03
我們開始吧
1:04
簡單來說 第一步
1:09
我會把所有和工作、生活相關的想法和待辦事項
1:11
記到一個叫 Todoist 的 app 裡
1:13
接著當我坐到筆電前
1:14
有了鍵盤的時候
1:18
就會進行第二步
1:20
把所有這些想法和待辦事項
1:23
整理到各自對應的位置
       像是 Google Workspace Calendar、Notion

步驟 1 - 捕捉
1:23
我們快速拆解一下
1:24
第一步 捕捉
1:25
既然你點進了這支影片
1:26
那你應該對 David Allen 的名言不陌生
1:29
你的大腦是用來產生想法的，不單只是儲存它們
1:32
所以你應該盡量減少從 A 點
1:33
想到點子
1:35
到 B 點的摩擦
1:38
也就是把點子寫下來
1:40
我想強調 使用哪個 app 其實不重要
1:43
我用的是 Todoist 的免費版
1:44
因為它的小工具非常即時
1:46
我只要點一下主畫面的加號圖示
1:49
不到 10 秒就能輸入想法或待辦事項
1:52
這就是我用 Todoist 的原因
1:55
舉個反例
1:56
我曾試過用 Thomas Frank 的 Notion 模板
1:58
來記錄任務
1:59
但每次的載入動畫
2:01
加上還要填一兩個屬性欄位
2:04
增加了太多阻力
2:05
讓我懶得把事情寫下來

2:09
來個簡單的例子
2:10
上班途中 同事傳訊息給我
2:13
附上一份文件連結要我審閱
2:15
在通勤時我其實無法專心
2:17
所以我在 Todoist 加上「審閱 email 內容回覆 Jane」
2:21
然後繼續看一些真正重要的東西
2:23
像是梗圖。

2:24
再舉個例子
2:25
出門上班前 我收到訊息提醒我
2:28
週五是同事的生日
2:31
我馬上打開 Todoist
2:32
輸入「今天買 Michelle 的生日禮物」
2:35
再新增一個任務「週五帶禮物去公司」
2:40
今天買完禮物後 我就勾掉這個任務
2:43
感謝 Todoist 的自然語言處理功能
2:46
它會在星期五提醒我
2:48
要帶禮物給 Michelle 去公司

2:51
小撇步 記得每次快速記錄時
2:53
都要以動詞開頭
2:54
這樣就不會留下模糊不清的待辦
2:57
像是: present (一字多義)
2:58
不是那個 present 是這個 present

3:01
所以在一般的日子裡 我起床的時候
3:03
我的待辦清單就會先顯示一些
3:06
我之前設定好的循環任務和提醒
3:08
然後一整天下來
3:10
新的行動項目和想法會陸續加進去

步驟 2 - 整理
3:13
這就帶我們進入第二步 整理
3:15
這裡最大的小訣竅是 Tiago Forte 的建議
3:18
整理資訊的錯誤方式
3:20
就是根據你找到它的位置來整理
3:22
正確的方式是
3:24
根據你會使用資訊的地方去整理

3:26
來個簡單的例子
3:28
不知為何我在健身房的時候特別有創意
3:31
我是說去健身喔
3:32
不是沒事去那邊發呆什麼的
3:36
在舉個 800 公斤的組間休息時
3:37
我會突然產生新的行銷活動靈感
3:41
要問經理的建議
3:42
以及 YouTube 的內容靈感
3:45
我會把這些都記錄在 Todoist 裡
3:46
接著結束健身
3:47
回到筆電之後
3:49
我把行銷活動的點子加進
3:51
團隊每週會議的議程裡
3:53
發信給經理詢問我遇到的問題
3:56
並把新的影片點子
3:57
加到 Notion 的內容規劃頁面上

4:00
可以看到 讓第二步運作順暢的前提是
4:02
先找到合適的分類位置
4:05
然後把東西整理到對應的位置
4:07
比起手機 我比較喜歡在筆電上做這件事
4:10
因為用鍵盤打字快很多
4:13
而且桌機版應用程式的操作通常也更方便

4:17
再舉個例子
4:17
我在車上看到一個影片剪輯教學
4:21
我會先把連結存到 Todoist
4:22
等到回家後
4:23
把它加到 Notion 的
4:25
影片後製區塊
4:27
因為我想在開始剪輯前看
4:30
這時候它的幫助是最大的

4:33
舉進階一點的例子
4:35
有次在稅務局
4:36
他們告訴我八個月後可以申請退稅
4:39
但需要提交三份文件
4:41
一聽到後 我就打開 Todoist
4:44
加上日期和所需文件的清單
4:46
回家後我把這些資訊記錄到 Notion 頁面
4:49
這樣也沒錯
4:50
但我八個月後可能會忘記這件事
4:53
所以除了這筆記錄外
4:55
我還會在八個月後的行事曆上
4:57
劃出一個時段
4:58
提前標註要準備的三份文件
5:02
並在備註中附上 Notion 頁面的連結

5:05
在這種情況下記在 Notion 裡面是可以的
5:08
但行事曆才是
5:09
我會真正用到這些資訊的地方
5:11
因為它基本上告訴我何時該去哪裡
5:14
講個有趣的小故事 我有個朋友錯過了申請退稅的截止日
5:17
結果損失了不少稅金
5:18
這就是現實生活中的後果
5:21
其實不怎麼有趣啦 但這讓我可以說出: 早跟你說了吧
5:24
所以嘛 也算是有安慰獎

何時進行捕捉與整理
5:28
總之 到這裡你應該可以看到
5:31
這個流程在一天中的運作方式了吧
5:33
捕捉、捕捉、捕捉、整理
5:35
捕捉、捕捉、捕捉、整理
5:37
捕捉、捕捉、捕捉…
5:40
誰會想到西班牙宗教裁判所會出現呢
5:41
不過你懂我的意思吧

5:43
小建議 對於那些沒有特定時間的任務
5:47
不放到行事曆上 直接留在 Todoist 裡也沒關係
5:48
例如
5:51
每天什麼時候吃益生菌其實沒差
5:54
什麼時候把禮物交給 Michelle 也沒差
5:57
只要在出公司前交給她就好
5:59
而且一完成這些任務 我就會把它們勾掉
6:01
讓我的腦袋徹底忘記它們

生產力系統 - 收件匣管理
6:03
接下來這個例子跟收件匣管理有關
6:07
因為 email 在我們生活中佔了很大一部分
6:10
特別是 Gmail 裡的延後提醒功能
6:11
其實超少人用
6:13
當你收到一封 email
6:16
內容是你一週後才需要處理的事情
6:20
比如說你下個月的團隊會議要做簡報
6:21
你應該把這封 email
6:23
延後到那週的星期一再提醒
6:25
才是最適合的提醒時間
6:27
某種程度上 email 到達收件匣時
6:29
就很像「捕捉」這個步驟
6:32
而延後提醒功能就像是整理到適合位置的步驟
6:33
這樣說有道理吧
6:35
我有一整支影片教你如何一步步
6:36
達到收件匣歸零

總結與下一步
6:38
總結一下
6:38
盡可能降低阻力的捕捉
6:40
所有想法和任務
6:43
然後把它們整理到會用到的地方

6:48
當你對這兩步驟熟悉後
6:49
可以看看 Tiago Forte 的第二大腦影片
6:51
因為捕捉和整理
6:53
其實是他四步驟的一部分
6:55
捕捉(Capture)、整理(Organize)、精煉(Distill)、呈現(Express)
6:57
就是 CODE
6:58
那我們下支影片見
7:01
祝你今日愉快！